Oostende pionier in digitale afhandeling bij overlijden

Vlaams minister van Digitalisering Matthias Diependaele lanceert een platform dat de huidige administratieve afhandeling van een overlijden in Vlaanderen zal digitaliseren. Matthias Diependaele: “Tot nu toe gebeurde de praktische afhandeling van een overlijden op papier, wat zorgde voor een administratief en traag lopend proces. Net op een moment dat je als nabestaande heel wat andere en meer belangrijke zorgen hebt. Daar maken we nu komaf mee, door dit papieren proces te digitaliseren. De verwerkingstijd wordt zo drastisch ingekort, zodat de nabestaanden zich hier niet langer zorgen hoeven over te maken.” Oostende trekt met financiële steun van Gemeente zonder Gemeentehuis en het Departement Zorg dit breed gedragen initiatief.

Bij een overlijden komt vandaag een tijdrovend administratief proces kijken, waarbij de informatiedoorstroming nog grotendeels via papieren documenten verloopt. Daar wil Vlaanderen verandering in brengen. Matthias Diependaele: “Met ons digitaal platform zorgen we er nu voor dat de belangrijkste betrokken partijen – artsen, uitvaartondernemers, lokale besturen en de Vlaamse en federale overheden – digitaal en vooral sneller gaan samenwerken. Ons belangrijkste doel is de nabestaanden te ontzorgen. De overlijdensakte zal overigens door deze digitalisering ook veel sneller in hun bezit zijn.”

Door deze samenwerking en de administratieve processen te optimaliseren, wordt er een aanzienlijke efficiëntie en kwaliteitswinst geboekt. Dit vereenvoudigt het proces voor alle betrokkenen, wat welkom is in zulke droeve periode.

Van papier naar digitaal

Vanaf januari 2026, wanneer deze nieuwe regeling verplicht ingaat, zal de arts die het overlijden vaststelt dit niet langer op papier doen, maar via een gebruiksvriendelijke en veilige webtoepassing. Lokale besturen ontvangen daardoor meteen de juiste informatie voor de opmaak van de digitale overlijdensakte. De uitvaartondernemer geeft op zijn beurt via het centrale platform de nodige informatie door, waarna hij de afgeleverde toestemming tot begraven of crematie ontvangt. Deze datadeling verloopt volgens strikte privacy voorwaarden. Alles samen leidt dit tot tijdswinst voor en ontzorging van de publieke en private partners die betrokken zijn in het proces.

“De nabestaanden van overledenen hebben tijdens deze moeilijke periode andere zorgen dan te wachten op allerlei administratie”, zegt minister-president en Vlaams minister van Digitalisering Matthias Diependaele. “Deze digitalisering zorgt overigens niet alleen voor tijdswinst naar de nabestaanden toe, maar ook voor de dokter, de begrafenisondernemer en vooral ook de lokale besturen zullen de werklasten verlagen. In laatste instantie worden hiermee ook in 1 trek onze overlijdensstatistieken gemoderniseerd."

Sprong vooruit dankzij de kracht van datasamenwerking

De overheid en de private sector zullen samenwerken in één centraal platform. Om dat mogelijk te maken, treedt Athumi op als neutrale partner die de datasamenwerking tussen overheid en privébedrijven faciliteert. Het gebruik van het platform zal voor elk overlijden in Vlaanderen decretaal verplicht zijn. De ingebruikname van het platform is voorzien vanaf 1 januari 2026.

Breed gedragen

De digitalisering wordt breed gedragen door alle betrokken partijen: de uitvaartsector (vertegenwoordigd door Funebra, Uitvaartunie Vlaanderen en VNOC), de artsen (met Domus Medica en Zorgnet Icuro als koepelorganisaties), de Vlaamse steden en gemeenten (VVSG) en de Vlaamse en federale overheden (waaronder Departement Zorg, Agentschap Binnenlands Bestuur, Statbel en eHealth).